A escolha da edição certa do Google Workspace para a sua empresa depende de várias necessidades e requisitos específicos. Veja as principais diferenças entre as edições e como escolher a melhor para sua empresa:

Edições do Google Workspace:

• Business Starter: Ideal para pequenas empresas, oferece ferramentas básicas de colaboração e comunicação com 30 GB de armazenamento no Google Drive por utilizador.
• Business Standard: Adequado para empresas de médio porte, inclui mais recursos de colaboração e reuniões, com 2 TB de armazenamento no Drive por utilizador e gravação de reuniões no Google Meet.
• Business Plus: Oferece recursos avançados de segurança e gestão, com 5 TB de armazenamento no Drive por utilizador. É uma boa opção para empresas que precisam de funcionalidades de segurança aprimoradas.
• Enterprise: Para grandes empresas, oferece recursos de segurança e gestão mais avançados, com armazenamento ilimitado no Drive e funcionalidades de pesquisa e descoberta de dados.

Como Escolher:

• Avalie suas Necessidades de Armazenamento: Considere a quantidade de dados que sua empresa precisa armazenar e gerir.
• Recursos de Colaboração e Comunicação: Analise quais ferramentas de colaboração são essenciais para o seu fluxo de trabalho diário.
• Requisitos de Segurança e Conformidade: Para empresas que lidam com dados sensíveis, a segurança é um fator crítico.
• Orçamento: Considere o custo de cada edição e o que se encaixa no orçamento da sua empresa.
• Escalabilidade: Escolha uma edição que possa crescer com a sua empresa, permitindo uma transição fácil para planos mais robustos à medida que suas necessidades evoluem.

Quando se configura o Google Workspace para um domínio, é necessário fazer algumas alterações nos registos DNS para que os serviços do Google funcionem corretamente com o domínio em questão.

Os principais registos DNS que geralmente precisam ser atualizados são:

1. Registos MX (Mail Exchange):
   • Estes registos determinam para onde os emails enviados para o seu domínio serão direcionados. Para usar o Gmail com o seu domínio, é necessário configurar os registos MX do Google. Isso garante que todos os emails enviados para o seu domínio sejam entregues nas caixas de correio do Gmail.
2. Registo CNAME:
   • Utilizado para criar subdomínios que apontam para outro domínio. No contexto do Google Workspace, pode ser usado, por exemplo, para configurar URLs personalizadas para o Google Drive, Google Sites, entre outros, permitindo que os utilizadores acedam a estes serviços através de links como “drive.seudomínio.com” ou “sites.seudomínio.com”.
3. Registo TXT:
   • Para a verificação do domínio: O Google fornece um código de verificação que deve ser adicionado como um registo TXT no seu DNS. Isso prova ao Google que você é o proprietário do domínio e tem permissão para atualizar os registos DNS.
   • Para configuração do SPF (Sender Policy Framework): Este registo ajuda a prevenir o spam, especificando quais servidores têm permissão para enviar emails em nome do seu domínio. Para o Gmail, é recomendado adicionar o SPF do Google ao seu registo TXT.
4. Registo DKIM (DomainKeys Identified Mail):
   • Este é um método de validação de email que permite ao receptor verificar se o email foi realmente enviado e autorizado pelo dono desse domínio. Ao ativar e configurar o DKIM no Google Workspace, adiciona-se um registo DNS ao seu domínio com informações fornecidas pelo Google.
5. Registo DMARC:
   • O DMARC é uma política de segurança de email que ajuda a prevenir que os emails sejam enviados em nome do seu domínio sem autorização. Ao configurar o DMARC para o seu domínio, define-se como os servidores de email devem tratar mensagens não autenticadas que vêm do seu domínio.

Ao configurar o Google Workspace, é essencial seguir as diretrizes fornecidas pelo Google e verificar regularmente se todos os registos estão corretamente configurados. Isso garante a segurança e a entrega adequada dos seus emails, bem como o funcionamento correto de outros serviços.

Sempre que necessitar que seja criado um ou mais novos emails deverá enviar um email para suporte@trace.pt no sentido de ser alocado o número de licenças necessárias.

Após a alocação poderá criar os utilizadores e respetivos emails através da consola de administração do Google.

O valor das novas licenças atribuídas é adicionado à fatura regular enviada.

Quando decide adicionar novas licenças ao seu pacote Google Workspace, é importante entender como a faturação funciona, uma vez que varia consoante o plano que escolheu:

Plano Mensal: Se optou pelo nosso plano mensal, o processo é simples. Ao adicionar uma nova licença, a respectiva cobrança será refletida na fatura do mês subsequente. Desta forma, não terá surpresas no mês corrente e poderá gerir as suas finanças de forma previsível para o mês que se avizinha.

Plano Anual: Para quem opta pelo plano anual, o processo tem algumas particularidades. Ao acrescentar uma nova licença, calculamos o número de meses que faltam até à sua próxima renovação anual. A licença é, então, prorrateada consoante os meses restantes e é faturada de acordo com esse cálculo. Importante ressalvar que, neste plano, a fatura é emitida imediatamente após a alocação da nova licença. Assim que chegar a data da renovação anual, a nova licença será automaticamente integrada ao seu plano, juntamente com as licenças já existentes.

Sim, o Google possui valores especiais nos seus produtos para Organizações sem fins lucrativos, ou planos de educação através do produto Google Workspace for Education.

Estes planos não podem ser, no entanto, registado pela Trace enquanto parceiro e deverá ser tratado diretamente com o Google.

Veja mais em: https://edu.google.com/workspace-for-education/editions/overview/

A integração do Google Workspace com outras ferramentas e serviços que sua empresa já utiliza é não apenas possível, mas também uma das principais vantagens da plataforma. Aqui estão alguns pontos chave sobre como o Google Workspace pode ser integrado com outras ferramentas:

APIs e Integrações Nativas: O Google Workspace oferece uma variedade de APIs que permitem a integração com outras aplicações e serviços. Isso inclui a integração com CRM, ferramentas de gestão de projetos, software financeiro, entre outros.

Marketplace do Google Workspace: Você pode acessar o Marketplace do Google Workspace para encontrar e instalar aplicações de terceiros que se integram diretamente com as aplicações do Workspace, como Gmail, Calendar, Drive e outros.

Customização através de Scripts: Com o Google Apps Script, é possível criar soluções personalizadas que se integram e automatizam funções entre as várias aplicações do Google Workspace e outros serviços online.

Integrações com Ferramentas de Comunicação: O Google Workspace pode ser integrado com ferramentas de comunicação populares, como Slack, para uma comunicação e colaboração mais eficientes.

Uso de Add-ons: Muitas aplicações do Google Workspace permitem a instalação de add-ons que conectam diretamente com outros serviços, proporcionando funcionalidades adicionais diretamente dentro da interface do Google Workspace.

É importante avaliar as necessidades específicas da sua empresa para determinar quais integrações são mais valiosas e como elas podem ser implementadas para melhorar a eficiência e a produtividade. Em alguns casos, pode ser útil trabalhar com um especialista em TI ou um parceiro do Google Workspace para desenvolver uma estratégia de integração personalizada.

Garantir a segurança dos seus dados no Google Workspace envolve várias práticas e configurações que você pode implementar para proteger suas informações e as de sua empresa.

Algumas das medidas chave passam por:

Autenticação de Dois Fatores (2FA): Ativar a autenticação de dois fatores para todas as contas de utilizador proporciona uma camada adicional de segurança, exigindo uma segunda forma de verificação além da senha.

Gerenciamento de Permissões de Utilizador: É crucial gerir cuidadosamente quem tem acesso a quais dados e aplicações. Com o Google Workspace, pode definir permissões detalhadas e controlar o acesso a informações sensíveis.

Políticas de Segurança Avançadas: Utilize as configurações de segurança avançadas do Google Workspace para configurar alertas de segurança, prevenir a perda de dados (DLP) e gerenciar dispositivos móveis.

Atualizações Regulares e Monitoramento: Mantenha-se atualizado com as últimas atualizações de segurança fornecidas pelo Google e monitore regularmente a atividade na sua conta para detectar e responder a quaisquer atividades suspeitas.

Treino de Segurança para equipas: Eduque sua equipe sobre práticas seguras, como identificar tentativas de phishing e manter senhas fortes, para evitar vulnerabilidades causadas por erros humanos.

Backups e Recuperação de Dados: Embora o Google Workspace ofereça uma infraestrutura robusta, é uma boa prática ter um plano de backup e recuperação para proteger seus dados contra perda ou corrupção acidental.

Revisão Regular das Configurações de Segurança: Faça revisões periódicas das suas configurações de segurança para garantir que elas continuem alinhadas com as necessidades e políticas da sua organização.

Implementar essas medidas pode ajudar a garantir que os dados da sua empresa no Google Workspace estejam seguros e protegidos contra ameaças cibernéticas e acesso não autorizado.

Ao ser cliente Trace, asseguramos que respondemos a todas as suas dúvidas sobre a utilização do serviço Workspace. No entanto, o mesmo pode variar de acordo com o tipo de plano escolhido

Suporte Básico: Este serviço está disponível para todos os nossos clientes e foca-se em responder a questões e esclarecer dúvidas relacionadas com o funcionamento e utilização do Google Workspace. Seja uma questão sobre como usar uma funcionalidade específica ou uma dúvida sobre melhores práticas, estamos aqui para o guiar.

Suporte Personalizado: Para aqueles clientes que optam pelo nosso serviço de suporte personalizado, oferecemos um nível adicional de assistência. Não só esclarecemos dúvidas, como também realizamos operações directamente na consola de administração do Google para si. Isso inclui, mas não se limita a, criação de utilizadores, configuração de regras de entrega de e-mail, gestão de grupos, entre outras tarefas administrativas. Esta opção é ideal para empresas que desejam maximizar a eficiência, delegando tarefas administrativas complexas à nossa equipa.