Le choix de l'édition de Google Workspace la mieux adaptée à votre entreprise dépend d'un certain nombre de besoins et d'exigences spécifiques. Voici les principales différences entre les éditions et comment choisir la meilleure pour votre entreprise :

Modifications de l'espace de travail Google:

• Business StarterIdéale pour les petites entreprises, elle offre des outils de collaboration et de communication de base, ainsi que 30 Go de stockage Google Drive par utilisateur.
• Business StandardAdapté aux entreprises de taille moyenne, il comprend davantage de ressources de collaboration et de réunion, avec 2 To de stockage sur Drive par utilisateur et l'enregistrement des réunions sur Google Meet.
• Business PlusIl offre des fonctions de sécurité et de gestion avancées, avec 5 To de stockage sur disque par utilisateur. C'est une bonne option pour les entreprises qui ont besoin de fonctions de sécurité renforcées.
• EntreprisePour les grandes entreprises, il offre des fonctions de sécurité et de gestion plus avancées, avec un stockage illimité des disques et des fonctionnalités de recherche et de découverte des données.

Comment choisir:

• Évaluez vos besoins en matière de stockagePensez à la quantité de données que votre entreprise doit stocker et gérer.
• Ressources en matière de collaboration et de communicationLes outils de collaboration : Analysez quels sont les outils de collaboration essentiels à votre travail quotidien.
• Exigences en matière de sécurité et de conformitéPour les entreprises qui traitent des données sensibles, la sécurité est un facteur essentiel.
• BudgetTenez compte du coût de chaque question et de ce qui correspond au budget de votre entreprise.
• ÉvolutivitéChoisissez une édition qui peut évoluer avec votre entreprise, permettant une transition facile vers des plans plus robustes au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins.

Lorsque vous configurez l'espace de travail Google pour un domaine, vous devez apporter quelques modifications aux enregistrements DNS afin que les services Google fonctionnent correctement avec le domaine en question.

Les principaux enregistrements DNS qui doivent généralement être mis à jour sont les suivants :

1. Enregistrements MX (Mail Exchange):
   • Ces enregistrements déterminent où les courriels envoyés à votre domaine seront dirigés. Pour utiliser Gmail avec votre domaine, vous devez configurer les enregistrements MX de Google. Cela permet de s'assurer que tous les courriels envoyés à votre domaine sont livrés aux boîtes aux lettres Gmail.
2. Enregistrement du CNAME:
   • Utilisé pour créer des sous-domaines qui pointent vers un autre domaine. Dans le contexte de l'espace de travail Google, il peut être utilisé, par exemple, pour configurer des URL personnalisées pour Google Drive, Google Sites, entre autres, permettant aux utilisateurs d'accéder à ces services via des liens tels que "drive.votredomaine.com" ou "sites.votredomaine.com".
3. Enregistrement TXT:
   • Pour la vérification du domaine : Google fournit un code de vérification qui doit être ajouté en tant qu'enregistrement TXT dans votre DNS. Ce code prouve à Google que vous êtes le propriétaire du domaine et que vous êtes autorisé à mettre à jour les enregistrements DNS.
   • Pour configurer le SPF (Sender Policy Framework) : Cet enregistrement aide à prévenir le spam en spécifiant quels serveurs sont autorisés à envoyer des courriels au nom de votre domaine. Pour Gmail, il est recommandé d'ajouter le SPF de Google à votre enregistrement TXT.
4. Enregistrement DKIM (DomainKeys Identified Mail):
   • Il s'agit d'une méthode de validation des e-mails qui permet au destinataire de vérifier que l'e-mail a bien été envoyé et autorisé par le propriétaire du domaine. Lorsque vous activez et configurez DKIM dans Google Workspace, un enregistrement DNS est ajouté à votre domaine avec les informations fournies par Google.
5. Enregistrement DMARC:
   • DMARC est une politique de sécurité du courrier électronique qui permet d'éviter que des courriers électroniques soient envoyés au nom de votre domaine sans autorisation. En configurant DMARC pour votre domaine, vous définissez comment les serveurs de messagerie doivent traiter les messages non authentifiés provenant de votre domaine.

Lors de la configuration de l'espace de travail Google, il est essentiel de suivre les instructions fournies par Google et de vérifier régulièrement que tous les enregistrements sont correctement configurés. Cela garantit la sécurité et la bonne distribution de vos courriels, ainsi que le bon fonctionnement d'autres services.

Chaque fois que vous devez créer un ou plusieurs nouveaux courriels, vous devez envoyer un courriel à suporte@trace.pt afin que nous puissions vous attribuer le nombre de licences dont vous avez besoin.

Une fois l'autorisation accordée, vous pouvez créer des utilisateurs et leurs courriels via la console d'administration de Google.

La valeur des nouvelles licences attribuées est ajoutée à la facture régulière envoyée.

Lorsque vous décidez d'ajouter de nouvelles licences à votre offre Google Workspace, il est important de comprendre le fonctionnement de la facturation, qui varie en fonction de l'offre que vous avez choisie :

Plan mensuel : Si vous avez opté pour notre plan mensuel, la procédure est simple. Lorsque vous ajoutez une nouvelle licence, les frais sont répercutés sur la facture du mois suivant. Ainsi, vous n'aurez pas de surprise ce mois-ci et vous pourrez gérer vos finances de manière prévisible pour le mois à venir.

Plan annuel : Pour ceux qui optent pour le plan annuel, le processus présente quelques particularités. Lorsque vous ajoutez une nouvelle licence, nous calculons le nombre de mois restants jusqu'à votre prochain renouvellement annuel. La licence est alors calculée au prorata des mois restants et facturée en conséquence. Il est important de noter que, dans le cadre de ce plan, la facture est émise immédiatement après l'attribution de la nouvelle licence. Dès que la date de renouvellement annuel arrive, la nouvelle licence est automatiquement intégrée dans votre plan, au même titre que les licences existantes.

Oui, Google propose des valeurs spéciales sur ses produits pour les organisations à but non lucratif, ou des plans d'éducation par le biais du produit Google Workspace for Education.

Ces plans ne peuvent toutefois pas être enregistrés par Trace en tant que partenaire et doivent être traités directement par Google.

Pour en savoir plus : https://edu.google.com/workspace-for-education/editions/overview/

L'intégration de Google Workspace à d'autres outils et services déjà utilisés par votre entreprise est non seulement possible, mais constitue également l'un des principaux avantages de la plateforme. Voici quelques points clés sur la manière dont Google Workspace peut être intégré à d'autres outils :

API natives et intégrationsGoogle Workspace offre une variété d'API qui permettent l'intégration avec d'autres applications et services. Il s'agit notamment de l'intégration avec des outils de gestion de la relation client, des outils de gestion de projet, des logiciels financiers, etc.

Google Workspace MarketplaceVous pouvez accéder à Google Workspace Marketplace pour trouver et installer des applications tierces qui s'intègrent directement aux applications Workspace, telles que Gmail, Agenda, Drive et autres.

Personnalisation par le biais de scriptsAvec Google Apps Script, vous pouvez créer des solutions personnalisées qui intègrent et automatisent des fonctions entre les différentes applications de Google Workspace et d'autres services en ligne.

Intégrations avec les outils de communicationGoogle Workspace peut être intégré à des outils de communication populaires tels que Slack pour une communication et une collaboration plus efficaces.

Utilisation des modules complémentairesDe nombreuses applications de l'espace de travail Google permettent d'installer des modules complémentaires qui se connectent directement à d'autres services, offrant ainsi des fonctionnalités supplémentaires directement dans l'interface de l'espace de travail Google.

Il est important d'évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise pour déterminer quelles intégrations sont les plus utiles et comment elles peuvent être mises en œuvre pour améliorer l'efficacité et la productivité. Dans certains cas, il peut être utile de travailler avec un spécialiste en informatique ou un partenaire Google Workspace pour élaborer une stratégie d'intégration personnalisée.

Pour garantir la sécurité de vos données dans Google Workspace, vous pouvez mettre en œuvre diverses pratiques et configurations afin de protéger vos informations et celles de votre entreprise.

Parmi les mesures clés, on peut citer

Authentification à deux facteurs (2FA)L'activation de l'authentification à deux facteurs pour tous les comptes d'utilisateurs fournit une couche de sécurité supplémentaire en exigeant une deuxième forme de vérification en plus du mot de passe.

Gestion des autorisations des utilisateursIl est essentiel de bien gérer les accès aux données et aux applications. Avec Google Workspace, vous pouvez définir des autorisations détaillées et contrôler l'accès aux informations sensibles.

Politiques de sécurité avancéesUtilisez les paramètres de sécurité avancés de Google Workspace pour configurer des alertes de sécurité, prévenir la perte de données (DLP) et gérer les appareils mobiles.

Mises à jour et suivi réguliersTenez-vous au courant des dernières mises à jour de sécurité fournies par Google et surveillez régulièrement l'activité de votre compte afin de détecter toute activité suspecte et d'y répondre.

Formation à la sécurité pour les équipesLes pratiques de sécurité : Formez votre équipe à des pratiques sûres, telles que l'identification des tentatives d'hameçonnage et le maintien de mots de passe forts, afin d'éviter les vulnérabilités causées par l'erreur humaine.

Sauvegardes et récupération des donnéesBien que Google Workspace offre une infrastructure robuste, il est conseillé d'avoir un plan de sauvegarde et de récupération pour protéger vos données contre la perte accidentelle ou la corruption.

Révision régulière des paramètres de sécuritéLes configurations de sécurité doivent être revues périodiquement pour s'assurer qu'elles restent conformes aux besoins et aux politiques de l'organisation.

La mise en œuvre de ces mesures peut contribuer à garantir la sécurité des données de votre entreprise dans Google Workspace contre les cybermenaces et les accès non autorisés.

En tant que client de Trace, nous veillons à répondre à toutes vos questions concernant l'utilisation du service Workspace. Toutefois, cela peut varier en fonction du type de plan que vous avez choisi

Soutien de base : Ce service est accessible à tous nos clients et vise à répondre aux questions et à lever les doutes liés au fonctionnement et à l'utilisation de Google Workspace. Qu'il s'agisse d'une question sur l'utilisation d'une fonctionnalité spécifique ou d'une interrogation sur les meilleures pratiques, nous sommes là pour vous guider.

Soutien personnalisé : Pour les clients qui optent pour notre service d'assistance personnalisée, nous offrons un niveau d'assistance supplémentaire. Non seulement nous répondons aux questions, mais nous effectuons également des opérations directement dans la console d'administration Google pour vous. Cela comprend, entre autres, la création d'utilisateurs, la configuration de règles d'envoi d'e-mails, la gestion de groupes et d'autres tâches administratives. Cette option est idéale pour les entreprises qui souhaitent maximiser leur efficacité en déléguant les tâches administratives complexes à notre équipe.