Google Workspace Updates Weekly Recap – November 10, 2023

3 New updates

Unless otherwise indicated, the features below are available to all Google Workspace customers, and are fully launched or in the process of rolling out. Rollouts should take no more than 15 business days to complete if launching to both Rapid and Scheduled Release at the same time. If not, each stage of rollout should take no more than 15 business days to complete.

Timeline view in Google Sheets now available on Android & iOS 
In 2022, we introduced an interactive timeline view that allows you to track projects in Google Sheets. We’re excited to announce that you can now view your timelines on Android and iOS. | Rolling out to Rapid Release domains now; launch to Scheduled Release domains planned for November 15, 2023. | Timeline viewing is available to all Google Workspace customers and users with personal Google Accounts. | Learn more about timeline view in Sheets. 
Adding timezone support for existing smart chips in Google Docs 
To more accurately represent time across the world, we’re introducing timezone support for existing date+time smart chips in Google Docs. | Rolling out to Rapid Release domains now; launch to Scheduled Release domains planned for November 27, 2023. | Available to all Google Workspace customers and users with personal Google Accounts. | Learn more about inserting smart chips & building blocks in your Google Doc
Improved toolbars in the Google Docs, Sheets and Slides apps on Android devices 
We’re introducing enhanced toolbars in the Google Docs, Sheets and Slides apps that are optimized for Android tablets and foldables, and ultimately improve the editing experience across the apps. 
In Docs, there is a new mode switcher that allows you to switch between editing, suggestion, and viewing modes. In Slides, you will have access to an ever-present toolbar while in editing mode. In Sheets, a cell will be selected by default upon opening the app. 
Rolling out to Rapid Release domains now; launch to Scheduled Release domains planned for November 28, 2023. | Available to all Google Workspace customers and users with personal Google Accounts. 
Mode switching in the Google Docs app

Previous announcements

The announcements below were published on the Workspace Updates blog earlier this week. Please refer to the original blog posts for complete details.


Add GIFs and stickers in Google Slides 

We’re bringing GIFs and stickers directly into Google Slides to empower you to build visual, dynamic, and creative presentations that help you connect with your audience in Slides. | Learn more about GIFs and Stickers in Slides
Make more informed decisions using Classroom analytics 
We’re introducing analytics in Google Classroom, providing a centralized view of Classroom data and insights for educators and education leaders. | A Google Workspace for Education Plus license is required to access this feature for both education leaders and educators. | Learn more about assigning licenses in the Help Center and about Classroom analytics.
Google Meet API now available in Developer Preview 
The Google Meet API will give partners and customers the ability to create and configure Meet video conferences, allow their end users to join a conference, and post real-time updates from within their own applications.| Available now through the Google Workspace Developer Preview Program. | Learn more about Google Meet API
Streamlining the user experience in Google Chat to help you find what you need much faster 
A redesigned navigation panel brings direct messages and spaces together and introduces shortcuts, a new framework to help you stay on top of your messages. To reduce friction while navigating between messages, home helps you quickly catch up on any new activity across all conversations in a single location. Finally, mentions give you visibility into the messages addressed specifically to you. | Learn more about the new Google Chat. 
Filter by people or groups in Google Drive 
We’re adding a new filter to Google Drive that lets you see which files or folders have been shared with specific people or groups. | Learn more about filters in Drive.
Improvements for scheduling large scale meetings on the web
We’re making several changes which will make scheduling large scale meetings (up to 100k guests per event) easier and guide schedulers through the process with more context. Once you’ve created and saved a Calendar event which contains a large group of attendees, you can open the event to check on the invitation progress. | Learn more about large scale meetings in Calendar.
Introducing a new homepage in the Google Drive app 
We’re updating the homepage of the Google Drive mobile app on Android and iOS mobile devices to help you more easily find the right file much faster. An updated suggested view will allow you to see even more recommended files at once, such as those that have been recently opened, shared or edited. In addition, we’re replacing the notifications view with activity view, which recently launched on web. | Learn more about the homepage in Drive.

Completed rollouts

The features below completed their rollouts to Rapid Release domains, Scheduled Release domains, or both. Please refer to the original blog posts for additional details.

Scheduled Release Domains: 
Rapid and Scheduled Release Domains: 

Google Sheets

Aplicações

Google
SHEETS

O Google Sheets é a resposta da Google ao software tradicional de folhas de cálculo e faz parte da suite de produtividade Google Workspace. É uma ferramenta baseada na nuvem que permite aos utilizadores criar, editar e colaborar em folhas de cálculo online. 

1. Funcionalidades Básicas de Folhas de Cálculo:

  • O Google Sheets oferece as funcionalidades tradicionais de uma aplicação de folhas de cálculo, como a criação de tabelas, uso de fórmulas matemáticas e estatísticas, formatação de células, e muito mais.

2. Colaboração em Tempo Real:

  • Semelhante ao Google Docs, o Google Sheets permite que vários utilizadores editem uma folha de cálculo simultaneamente. Cada utilizador vê as edições dos outros em tempo real, identificadas por cores específicas.
  • É possível adicionar comentários específicos a células ou regiões da folha de cálculo e iniciar conversas nesses comentários.

3. Histórico de Versões:

  • O Sheets guarda automaticamente um histórico de todas as versões da folha de cálculo, permitindo aos utilizadores ver as alterações feitas ao longo do tempo e reverter para uma versão anterior, se necessário.

4. Integração com o Google Drive:

  • Os ficheiros criados no Google Sheets são automaticamente guardados no Google Drive, proporcionando um armazenamento seguro e fácil acesso a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.

5. Modo Offline:

  • Tal como o Google Docs, o Google Sheets permite aos utilizadores editar folhas de cálculo offline, sincronizando as alterações assim que se restabelece a ligação à internet.

6. Compatibilidade e Importação/Exportação:

  • O Google Sheets é compatível com outros formatos populares de folhas de cálculo, como XLS e XLSX do Microsoft Excel. É possível importar ficheiros desses formatos, editar no Google Sheets e depois exportar novamente para o formato original ou outros formatos disponíveis.

7. Modelos Predefinidos:

  • O Google Sheets oferece uma variedade de modelos predefinidos para várias necessidades, como orçamentos, calendários, planeamento de projetos e muito mais.

8. Funções Avançadas e Scripting:

  • Além das funções comuns de folhas de cálculo, o Google Sheets oferece a possibilidade de usar o Google Apps Script, permitindo a criação de funções personalizadas, automação e integração com outros serviços Google.

9. Gráficos e Análise de Dados:

  • O Google Sheets permite criar uma variedade de gráficos com base nos dados inseridos. Além disso, possui ferramentas de análise de dados e pode-se até conectar a fontes de dados externas.

10. Extensões e Complementos:

  • A funcionalidade do Google Sheets pode ser expandida com uma variedade de complementos disponíveis na Google Workspace Marketplace.

11. Segurança e Privacidade:

  • Semelhante ao Google Docs, é possível partilhar folhas de cálculo com definições específicas de permissão, e a Google emprega medidas de segurança robustas para proteger os dados dos utilizadores.

Em resumo, o Google Sheets é uma ferramenta de folhas de cálculo versátil e poderosa, que beneficia especialmente aqueles que valorizam a colaboração em tempo real e o acesso aos seus ficheiros de qualquer lugar.

Google Docs

Aplicações

Google
DOCS

O Google Docs um processador de texto baseado na nuvem, que permite criar, editar e armazenar documentos online.

1. Funcionalidades Básicas de Edição de Texto:

  • O Google Docs oferece todas as funcionalidades fundamentais de um processador de texto, como formatação de texto (negrito, itálico, sublinhado), criação de listas numeradas ou com marcadores, alinhamento de texto,etc.

2. Colaboração em Tempo Real:

  • Uma das características mais notáveis do Google Docs é a capacidade de permitir que múltiplos utilizadores editem um documento simultaneamente.
  • As edições são visíveis em tempo real, e cada utilizador tem uma cor específica para identificar as suas alterações.
  • É possível adicionar comentários a qualquer parte do documento e até iniciar conversas dentro desses comentários.

3. Histórico de Versões:

  • O Google Docs guarda automaticamente todas as versões de um documento, permitindo aos utilizadores ver as alterações feitas ao longo do tempo e, se necessário, reverter para uma versão anterior.

4. Integração com o Google Drive:

  • Todos os documentos criados ou editados no Google Docs são automaticamente guardados no Google Drive, o serviço de armazenamento na nuvem da Google.
  • Esta integração permite fácil partilha e acesso a documentos de qualquer dispositivo com ligação à internet.

5. Modo Offline:

  • Embora o Google Docs seja uma aplicação baseada na nuvem, é possível editar documentos offline. As alterações são sincronizadas assim que o dispositivo estabelece novamente uma ligação à internet.

6. Compatibilidade:

  • O Google Docs suporta vários formatos de ficheiro, incluindo DOC, DOCX, PDF, RTF, entre outros.
  • É possível importar e editar documentos de outros formatos e, posteriormente, exportar o documento no formato desejado.

7. Modelos Predefinidos:

  • Para facilitar a criação de documentos, o Google Docs oferece uma variedade de modelos predefinidos, como currículos, cartas, notas e relatórios.

8. Aditivos e Extensões:

  • O Google Docs suporta uma variedade de aditivos e extensões que podem ser instalados para ampliar as funcionalidades do processador de texto.

9. Ferramentas de Pesquisa Integradas:

  • Utilizando a funcionalidade “Explorar”, os utilizadores podem realizar pesquisas na web diretamente dentro do Google Docs, facilitando a inserção de informações, imagens e até citações.

10. Segurança e Privacidade:

  • Os documentos podem ser partilhados com definições de permissão específicas: desde dar acesso total de edição a alguém, até permitir apenas a visualização.
  • O Google também emprega várias medidas de segurança para garantir que os documentos armazenados estão protegidos.

Em suma, o Google Docs é uma ferramenta robusta e versátil que tem revolucionado a maneira como as pessoas trabalham e colaboram em documentos de texto. É especialmente popular entre utilizadores que valorizam a capacidade de aceder e editar documentos a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo com acesso à internet.

Registo DKIM

Registo DKIM

O DomainKeys Identified Mail (DKIM) é uma norma de autenticação de e-mail que permite ao remetente (neste caso, o Google Workspace) demonstrar que as mensagens enviadas são genuínas e não foram alteradas durante o trânsito. Ao configurar o DKIM, ajuda a proteger os e-mails da sua empresa contra spoofing, phishing e outras técnicas maliciosas.

Aqui está um guia básico sobre como configurar os registos DKIM para o Google Workspace:

  1. Iniciar sessão no Admin Console do Google Workspace: Acesse o Admin Console do Google Workspace (admin.google.com) e faça login com sua conta de administrador.
  2. Navegue até à configuração do Gmail: No painel lateral esquerdo, clique em “Aplicações” e depois selecione “Gmail”.
  3. Autenticação de e-mail: Desloque-se para baixo até à secção “Autenticação de e-mail” e clique em “Configurar autenticação de e-mail”.
  4. Ativar DKIM: Selecione a opção “Ativar DKIM” e clique no botão “Gerar novo registo”. Escolha o prefixo do selector (normalmente “google”) e siga as instruções.
  5. Criar o registo DKIM no seu DNS: O Google fornecerá um nome de registo (que inclui o prefixo do selector escolhido) e um valor de registo. Terá de adicionar este registo TXT à configuração DNS do seu domínio. O valor do registo será algo semelhante a “v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0G… (resto da chave)”.Para fazer isto, aceda ao painel de controlo do seu fornecedor de domínio (onde registou o seu domínio) e procure a secção para adicionar ou gerir registos DNS. Crie um novo registo do tipo TXT, insira o nome e o valor fornecidos pelo Google Workspace.
  6. Verificar a configuração: Depois de adicionar o registo DKIM ao DNS, pode demorar algum tempo (por vezes até 48 horas) para a propagação completa. Regresse ao Admin Console e verifique a configuração. Quando estiver tudo certo, o estado do DKIM mudará para “Ativo”.
  7. Concluir: Depois de o DKIM estar activo, as mensagens enviadas através do Gmail incluirão uma assinatura digital que verifica a sua origem e integridade.
Registo DMARC

Registo DMARC

O registo DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) é usado para melhorar a segurança do e-mail, especificando como um serviço de e-mail deve tratar mensagens que falham nos testes de autenticação SPF e DKIM.

Para configurar um registo DMARC para o Google Workspace, o registo DNS do seu domínio pode parecer algo assim:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@seudominio.com; ruf=mailto:dmarc-failure-reports@seudominio.com; fo=1;

Neste exemplo:

v=DMARC1 indica a versão do registo DMARC.
p=none define a política para o tratamento de e-mails que falham nos testes DMARC. none significa que nenhuma ação específica é tomada, mas isso pode ser alterado para quarantine (enviar e-mails para a quarentena) ou reject (rejeitar e-mails) dependendo de suas necessidades.
rua=mailto:dmarc-reports@seudominio.com especifica para onde os relatórios agregados de DMARC devem ser enviados. Substitua dmarc-reports@seudominio.com pelo endereço de e-mail onde deseja receber esses relatórios.
ruf=mailto:dmarc-failure-reports@seudominio.com indica onde os relatórios de falha forense devem ser enviados. Substitua dmarc-failure-reports@seudominio.com pelo endereço de e-mail apropriado.
fo=1 determina as condições sob as quais os relatórios de falha forense são gerados. 1 significa que os relatórios são gerados se houver falhas no SPF ou no DKIM.

Lembre-se de que a configuração do DMARC deve ser feita com cuidado, pois políticas mal configuradas podem afetar a entrega de e-mails. Portanto, é recomendável começar com uma política none e monitorar os relatórios antes de passar para políticas mais restritivas como quarantine ou reject.

É também essencial substituir os endereços de e-mail nos campos rua e ruf pelos seus próprios endereços de e-mail para receber os relatórios DMARC.