La elección de la edición de Google Workspace adecuada para tu empresa depende de una serie de necesidades y requisitos específicos. Consulta las principales diferencias entre las ediciones y cómo elegir la mejor para tu empresa:

Ediciones del espacio de trabajo de Google:

• Business StarterIdeal para pequeñas empresas, ofrece herramientas básicas de colaboración y comunicación con 30 GB de almacenamiento en Google Drive por usuario.
• Business StandardAdecuado para medianas empresas, incluye más recursos de colaboración y reuniones, con 2 TB de almacenamiento en Drive por usuario y grabación de reuniones en Google Meet.
• Negocios PlusOfrece funciones avanzadas de seguridad y gestión, con 5 TB de almacenamiento en Drive por usuario. Es una buena opción para las empresas que necesitan funciones de seguridad mejoradas.
• EmpresaPara las grandes empresas, ofrece funciones de seguridad y gestión más avanzadas, con almacenamiento ilimitado en Drive y funcionalidades de búsqueda y descubrimiento de datos.

Cómo elegir:

• Evalúe sus necesidades de almacenamientoTenga en cuenta la cantidad de datos que su empresa necesita almacenar y gestionar.
• Recursos de colaboración y comunicaciónAnalice qué herramientas de colaboración son esenciales para su flujo de trabajo diario.
• Requisitos de seguridad y conformidadPara las empresas que manejan datos sensibles, la seguridad es un factor crítico.
• PresupuestoConsidere el coste de cada tema y lo que se ajusta al presupuesto de su empresa.
• EscalabilidadElija una edición que pueda crecer con su empresa, permitiendo una fácil transición a planes más robustos a medida que evolucionan sus necesidades.

Cuando configuras Google Workspace para un dominio, debes realizar algunos cambios en los registros DNS para que los servicios de Google funcionen correctamente con el dominio en cuestión.

Los principales registros DNS que suelen tener que actualizarse son:

1. Registros MX (Mail Exchange):
   • Estos registros determinan a dónde se dirigirán los correos electrónicos enviados a tu dominio. Para utilizar Gmail con tu dominio, debes configurar los registros MX de Google. Esto garantiza que todos los correos electrónicos enviados a tu dominio se entreguen en los buzones de Gmail.
2. Registro CNAME:
   • Se utiliza para crear subdominios que apuntan a otro dominio. En el contexto de Google Workspace, puede utilizarse, por ejemplo, para configurar URL personalizadas para Google Drive, Google Sites, entre otros, permitiendo a los usuarios acceder a estos servicios a través de enlaces como "drive.tudominio.es" o "sites.tudominio.es".
3. Registro TXT:
   • Para la verificación de dominios: Google proporciona un código de verificación que debe añadirse como registro TXT en sus DNS. Esto demuestra a Google que usted es el propietario del dominio y tiene permiso para actualizar los registros DNS.
   • Para configurar el SPF (Sender Policy Framework): Este registro ayuda a prevenir el spam especificando qué servidores están autorizados a enviar correos electrónicos en nombre de tu dominio. En el caso de Gmail, se recomienda añadir el SPF de Google al registro TXT.
4. Registro DKIM (DomainKeys Identified Mail):
   • Se trata de un método de validación de correo electrónico que permite al destinatario verificar que el correo electrónico fue realmente enviado y autorizado por el propietario de ese dominio. Cuando activas y configuras DKIM en Google Workspace, se añade un registro DNS a tu dominio con la información proporcionada por Google.
5. Registro DMARC:
   • DMARC es una política de seguridad de correo electrónico que ayuda a evitar que se envíen correos electrónicos en nombre de su dominio sin autorización. Al configurar DMARC para tu dominio, defines cómo deben tratar los servidores de correo los mensajes no autenticados procedentes de tu dominio.

Al configurar Google Workspace, es esencial seguir las directrices proporcionadas por Google y comprobar periódicamente que todos los registros están correctamente configurados. Esto garantiza la seguridad y la correcta entrega de tus correos electrónicos, así como el correcto funcionamiento de otros servicios.

Cada vez que necesite crear uno o varios correos nuevos, deberá enviar un correo electrónico a suporte@trace.pt para que podamos asignarle el número de licencias que necesita.

Una vez asignados, puedes crear usuarios y sus correos electrónicos a través de la consola de administración de Google.

El valor de las nuevas licencias asignadas se añade a la factura periódica enviada.

Cuando decidas añadir nuevas licencias a tu paquete de Google Workspace, es importante que entiendas cómo funciona la facturación, ya que varía en función del plan que hayas elegido:

Plan mensual: Si has optado por nuestro plan mensual, el proceso es sencillo. Cuando añadas una nueva licencia, el cargo se reflejará en la factura del mes siguiente. De este modo, no tendrás sorpresas este mes y podrás gestionar tus finanzas de forma previsible para el mes siguiente.

Plan anual: Para quienes opten por el plan anual, el proceso tiene algunas peculiaridades. Cuando añades una nueva licencia, calculamos el número de meses que quedan hasta tu próxima renovación anual. A continuación, la licencia se prorratea en función de los meses restantes y se factura en consecuencia. Es importante tener en cuenta que, con este plan, la factura se emite inmediatamente después de asignar la nueva licencia. En cuanto llegue la fecha de renovación anual, la nueva licencia se integrará automáticamente en su plan, junto con las licencias existentes.

Sí, Google tiene valores especiales en sus productos para organizaciones sin ánimo de lucro, o planes de educación a través del producto Google Workspace for Education.

Sin embargo, estos planes no pueden ser registrados por Trace como socio y deben ser tratados directamente con Google.

Más información en: https://edu.google.com/workspace-for-education/editions/overview/

La integración de Google Workspace con otras herramientas y servicios que su empresa ya utiliza no sólo es posible, sino también una de las principales ventajas de la plataforma. Aquí tienes algunos puntos clave sobre cómo se puede integrar Google Workspace con otras herramientas:

API nativas e integracionesGoogle Workspace ofrece diversas API que permiten la integración con otras aplicaciones y servicios. Esto incluye la integración con CRM, herramientas de gestión de proyectos, software financiero, entre otros.

Mercado de Google WorkspacePuedes acceder a Google Workspace Marketplace para buscar e instalar aplicaciones de terceros que se integren directamente con las aplicaciones de Workspace, como Gmail, Calendar y Drive, entre otras.

Personalización mediante scriptsCon Google Apps Script, puedes crear soluciones personalizadas que integren y automaticen funciones entre las distintas aplicaciones de Google Workspace y otros servicios online.

Integración con herramientas de comunicaciónGoogle Workspace puede integrarse con herramientas de comunicación populares como Slack para una comunicación y colaboración más eficientes.

Uso de complementosMuchas aplicaciones de Google Workspace permiten la instalación de complementos que conectan directamente con otros servicios, proporcionando funcionalidades adicionales directamente dentro de la interfaz de Google Workspace.

Es importante evaluar las necesidades específicas de tu empresa para determinar qué integraciones son más valiosas y cómo se pueden implementar para mejorar la eficacia y la productividad. En algunos casos, puede ser útil trabajar con un especialista en TI o un socio de Google Workspace para desarrollar una estrategia de integración personalizada.

Garantizar la seguridad de tus datos en Google Workspace implica diversas prácticas y configuraciones que puedes implementar para proteger tu información y la de tu empresa.

Algunas de las medidas clave son:

Autenticación de dos factores (2FA)Activar la autenticación de dos factores para todas las cuentas de usuario proporciona una capa adicional de seguridad al requerir una segunda forma de verificación además de la contraseña.

Gestión de permisos de usuarioEs crucial gestionar cuidadosamente quién tiene acceso a qué datos y aplicaciones. Con Google Workspace, puedes definir permisos detallados y controlar el acceso a la información confidencial.

Políticas de seguridad avanzadasUtiliza la configuración de seguridad avanzada de Google Workspace para configurar alertas de seguridad, evitar la pérdida de datos (DLP) y gestionar dispositivos móviles.

Actualizaciones y controles periódicosMantente al día de las últimas actualizaciones de seguridad proporcionadas por Google y supervisa regularmente la actividad de tu cuenta para detectar y responder a cualquier actividad sospechosa.

Formación en seguridad para equiposFormación: eduque a su equipo en prácticas seguras, como la identificación de intentos de phishing y el mantenimiento de contraseñas seguras, para evitar vulnerabilidades causadas por errores humanos.

Copias de seguridad y recuperación de datosAunque Google Workspace ofrece una infraestructura sólida, es una buena práctica contar con un plan de copia de seguridad y recuperación para proteger tus datos de pérdidas o daños accidentales.

Revisión periódica de la configuración de seguridadRevise periódicamente sus configuraciones de seguridad para asegurarse de que se ajustan a las necesidades y políticas de su organización.

La implementación de estas medidas puede ayudar a garantizar que los datos de tu empresa en Google Workspace estén seguros y protegidos frente a ciberamenazas y accesos no autorizados.

Como cliente de Trace, nos aseguramos de responder a todas sus preguntas sobre el uso del servicio Workspace. No obstante, esto puede variar en función del tipo de plan que elija

Apoyo básico: Este servicio está disponible para todos nuestros clientes y se centra en responder preguntas y aclarar dudas relacionadas con el funcionamiento y el uso de Google Workspace. Tanto si se trata de una pregunta sobre cómo utilizar una función específica como de una consulta sobre las mejores prácticas, estamos aquí para guiarte.

Apoyo personalizado: Para aquellos clientes que opten por nuestro servicio de asistencia personalizada, ofrecemos un nivel adicional de asistencia. No solo respondemos a sus preguntas, sino que también llevamos a cabo operaciones directamente en la consola de administración de Google por usted. Esto incluye, entre otras cosas, la creación de usuarios, la configuración de reglas de envío de correo electrónico, la gestión de grupos y otras tareas administrativas. Esta opción es ideal para empresas que desean maximizar la eficiencia delegando tareas administrativas complejas a nuestro equipo.